Поради бухгалтеру по вибору програм

Для початку розглянемо, які рішення вам можуть запропонувати.По-перше, так звані «типові рішення» або «типова настройка» — це вже готова програма, за допомогою якої бухгалтер може вести облік на конкретному підприємстві. Як правило, типові настройки здатні без додаткових до них змін вести облік на підприємствах з певними видами діяльності (наприклад, оптова та роздрібна торгівля, виробництво, послуги і т. д.).Чим же хороша типова настройка? У першу чергу — своєю ціною! Можливість продавати одну і ту ж програму великій кількості користувачів різко знижує її ціну. Погодьтеся, красиве якісне плаття, випущене великою партією, завжди дешевше ексклюзивної моделі. Тут при покупці головне переконатися, що сукня не тільки красива, а ще й якісна. Наші рекомендації з цього приводу ви прочитаєте нижче.

Кому підходять типові налаштування? У першу чергу малим і середнім підприємствам з найбільш типовим набором видів діяльності. Навряд чи великому заводу підійде така ж програма, як і невеликий виробничій фірмі. Очевидно, що на великому підприємстві набагато більше нюансів у бухгалтерському обліку, ніж на дрібному або середньому. Розробнику ж програми недоцільно ускладнювати свою настройку такими нюансами. По-перше, тому що вони індивідуальні на кожному підприємстві, а по-друге, тому що вони вимагають від бухгалтера внесення значно більшої кількості первинної інформації, що як раз і не потрібно на дрібних і середніх фірмах. Тобто висновок тут такий, типова настройка підійде будь-якому підприємству, але чим це підприємство більше, тим більш обмежений обсяг аналітичної інформації для цього підприємства можна буде отримати з цієї настройки. Зазвичай, типові настройки підходять підприємствам, на яких працює до декількох десятків людей.

Іншим способом у підході до автоматизації вашого бухгалтерського обліку може бути «індивідуальне рішення». У свою чергу, індивідуальне рішення може бути розроблено, як на основі типової настройки, так і бути абсолютно новою програмою, написаною спеціально для вас і містить спеціальні настройки, властиві застосування тільки на вашому підприємстві.

У якому випадку може бути прийнятно індивідуальне рішення на основі типової настройки? Припустимо, у вас фірма, що займається оптовою торгівлею, на якій працює досить велика кількість менеджерів. Керівництво вашого підприємства хоче мати інформацію про рентабельності не тільки всієї фірми, а й кожного менеджера. Погодьтеся, рентабельність менеджерів не має відношення до ведення бухгалтерського обліку. У той же час первинні дані, необхідні для ведення бухгалтерського обліку та для розрахунку рентабельності менеджерів одні й ті ж. Для ведення бухгалтерського обліку вам ідеально підходить типова настройка, але для розрахунку рентабельності співробітників її доведеться розширити. Ціна такого рішення буде істотно нижче, ніж повністю індивідуальної програми, тому що програмісту немає необхідності писати її з самого початку.Отже, і часу на її адаптацію під ваші вимоги він витратить значно менше.

І, нарешті, у вас велике підприємство, або ви хочете не тільки автоматизувати бухгалтерський облік, але ще й мати хороший інструмент для отримання широкої аналітичної звітності про фінансову діяльність вашої фірми. Тоді вам потрібна повністю індивідуальна настройка.

Тепер приступимо до вибору фірми, у якій ви купите або замовите розробити для вас програму. Перше і головне правило — не купуйте програму для бухгалтерии бесплатно. Не лінуйтеся, поїдьте і подивіться самі, що вам пропонують. Причому, чим більше програм ви подивитесь, тим більша ймовірність того, що в підсумку ви придбаєте кращу.

На що слід звернути увагу при виборі типової настройки? Пам’ятайте, ви купуєте програму для того, щоб позбавити себе від рутинної роботи, а не просто хороший калькулятор з пам’яттю і з гарними бланками накладних, платіжок і податкових звітів. Хороша настройка повинна вимагати від вас внесення будь-якої інформації тільки один раз. Усі наступні операції, пов’язані з використанням цієї інформації повинні проводитися автоматично.

Наприклад, ви купуєте товари. У накладних постачальника крім вартості самих товарів вказана сума ПДВ. Після оплати вами цих товарів і введення інформації про них до бази даних вашої програми було б добре щоб у ній формувалася проводка по оплаченому ПДВ: Д-т 18-2 — К-т 18-1, навіть якщо оплата часткова. Ця проводка повинна формуватися автоматично. Те ж саме відноситься до розрахунку податків.Приступаючи до розрахунку податків, у вас на балансових рахунках є вже всі дані для цього, тому й податки повинні вважатися автоматично. Якщо при виборі програми ви не звернете увагу на ці особливості, то, можливо, після її купівлі нічим не полегшите свою роботу.

Друга особливість, на яку слід звернути увагу, — це потенційні можливості програми. Якщо сьогодні метод обліку виручки на вашому підприємстві «по оплаті», то це не виключає того, що в наступному році ваша фірма поміняє свою облікову політику. Чи дозволяє програма, яку ви купуєте переключитися на облік «по відвантаженню»? При цьому, не забувайте про автоматичний розрахунок всіх операцій.

При виборі програмного забезпечення для бухобліку необхідно також зупинитися і на такому аспекті, як навчання програмі. Вибравши програму, потрібно навчитися з нею працювати. Вам можуть запропонувати безкоштовне навчання у продавця на демонстраційній версії. Це непоганий спосіб освоїти ази роботи з програмою. Але пам’ятайте, що, швидше за все, одночасно з вами будуть вчитися і інші користувачі цієї програми. Природно, загострювати увагу на питаннях, що цікавлять тільки вас, ніхто не буде. Швидше за все, вам буде потрібно індивідуальне навчання у вас в офісі і на ваших даних. Дізнатися, чи можливо таке навчання і яка його вартість. Чи є у продавця спеціальна програма для такого навчання, або до вас кожен раз буде приїжджати фахівець і за додаткову оплату відповідати на ваші запитання?

І, нарешті, останнє питання, яке слід з’ясувати при купівлі програми. Методологія бухгалтерського обліку постійно змінюється, і програма, яку ви купуєте сьогодні, через півроку може просто морально застаріти. Чи пропонує продавець абонентське обслуговування, тобто, як мінімум, щомісячне оновлення програми, і яка його вартість.

Якщо вам все ж потрібна розробка власної програми, то при виборі фірми-розробника необхідно з’ясувати деякі питання. По-перше, який досвід роботи у співробітників фірми, яка плинність кадрів на фірмі або як давно провідні програмісти фірми працюють разом. По-друге, які підприємства вже автоматизовані саме цими працівниками. Можете навіть звернутися на ці підприємства за рекомендаціями. До того ж при укладанні договору на розробку програми ви повинні обов’язково скласти технічне завдання, де обговорюються всі можливі операції, які будуть автоматизовані в програмі. Причому, щоб не отримати замість програми калькулятор, у технічному завданні повинно бути зазначено, які дані в програму будуть вноситися користувачем, а які розраховуватися автоматично.

Успіху вам у виборі програми, а також і легкої і цікавої роботи з нею!

Залишити коментар